第５章 完結文書の整理、保管及び保存（第49条―第59条）
第６章 電子メールの利用に関する特例（第60条―第64条）
第７章 ファクシミリの利用に関する特例（第65条―第68条）
第１条 この規程は、別に定めるものを除くほか、大分県後期高齢者医療広域連合（以下「広域連合」という。）における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真並びに電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録であって、出力又は採録することにより文書化できるものをいう。以下同じ。）をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これに類するものを除く。
(２) 電子文書 電磁的記録のうち情報システムによる情報処理の用に供されるものをいう。
(４) 主管課
事務分掌条例に定める分掌事務を主管する課をいう。
(５) 担当者 上司の指示に基づき、その事務を担当する者をいう。
(７) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(８) 電子署名 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(９) 文書管理システム 電子計算機（演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。以下同じ。）を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。
第３条 事務の処理は、原則として文書によって行い、常に丁寧に取り扱うとともに正確かつ迅速に処理しなければならない。
２ 文書は、常に平易かつ明確に表現するように努めなければならない。
３ 文書は常に整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。
４ 公開しないことができる文書（個人に関する事項その他の広域連合長が別に規定する情報が記録された文書をいう。以下「非公開文書」という。）及び個人のプライバシーを侵害するおそれがある文書は、特に注意して取り扱わなければならない。
５ 重要文書は、非常災害時にはいつでも持ち出すことができるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
６ 文書は、総務課長又は主管課長の承認を受けなければ庁外に持ち出し、関係者以外の者に示し、又は写させてはならない。
第４条 文書の種類は、
別表第１の公文書の種類のとおりとする。
第５条 総務課長は、各課における文書に関する事務（以下「文書事務」という。）を統括する。
２ 総務課長は、各課の文書事務が適正かつ能率的に行われるように課長に対し指導し、常にその改善に努めなければならない。
３ 総務課長は、前項の事務を行うために必要と認めるときは、各課の文書事務の実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。
４ 各課長は、主管事務に関する例規を常に整備するとともに当該課における文書事務の円滑かつ適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
第６条 文書事務を円滑かつ適正に行わせるため、各課に文書取扱主任を置く。
２ 文書取扱主任は、各課の庶務関係事務を担当する係長をもって充てる。
３ 主管課長は、文書取扱主任に事故があるとき、又は不在のときにその職務を代行する職員（以下「文書取扱代理者」という。）をあらかじめ課員の中から指定するものとする。
４ 主管課長は、前項の規定文書取扱主任及び文書取扱代理者を定めたときは、その職氏名をあらかじめ総務課長に通知しなければならない。
第７条 文書取扱主任は、上司の命を受けて所属する課における次に掲げる事務を処理する。
(９) 総合行政ネットワーク文書の取扱いに関すること。
(10) 電子メールを利用する文書の取扱いに関すること。
(11) ファクシミリを利用する文書の取扱いに関すること。
第８条 総務課長は、電子文書取扱者を定め、総合行政ネットワーク文書等に関する事務を処理させることができる。
第９条 電子文書取扱者は、総務課長の指示に基づき、次に掲げる事務を処理する。
(１) 総合行政ネットワーク文書等の収受及び配布に関すること。
(２) 総合行政ネットワーク文書の発送に関すること。
第10条 文書事務の取扱いに必要な帳簿及び印は、
別表第２のとおりとする。
第11条 前条の帳簿は、会計年度ごとに作成しなければならない。
第12条 広域連合に到着した文書（第16条の規定により受信した総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。）は、総務課において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(１) 文書（次に掲げる文書を除く。）は、直ちに開封し、受付印及び供覧印を押し、文書整理簿に必要事項を記載し、文書取扱主任の点検を経た後、主管課に配布すること。
(２) 前号の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、文書整理簿に記載することを省き、単に受付印を押して配布することができるものとすること。
ウ その他文書整理簿に記載する必要がないと総務課長が認めたもの
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところにより処理しなければならない。
(１) 現金又は金券を添付した文書で、広域連合又は広域連合長あてのものは、これを開封して、金券整理簿にその金額及び名あて人を記載し、文書取扱主任の点検を経た後、主管課長等に配布し、受領印を受けること。
(２) 権利義務に関する文書、訴願、訴訟、当選承諾書、入札書その他法令による意義申立書又は文書の収受の日時が権利の取得、変更若しくは損失に関係のある文書を収受したときは、封筒を添付の上、文書整理簿に到着日時を記載すること。
(３) 電報は、親展のほか、これを開封し、略電のあるものは、訳文の上、文書整理簿に記載し、文書取扱主任の点検を経た後、直ちに名あて人又は主管課長等に配布すること。
第13条 主管課で直接受領した文書のうち定例又は軽易なものについては、前条の規定にかかわらず、その課において適宜処理することができる。
第14条 ２以上の課に関連する文書は、その関連の最も深いと認める課に配布するものとし、配布を受けた課において他の関係課に連絡しなければならない。
第15条 文書取扱主任は、その課の主管に属さない文書を受領したときは、直ちに総務課長に返付しなければならない。
第16条 本広域連合において受信した総合行政ネットワーク文書は、総務課において収受し、電子文書取扱者が、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(１) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(２) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
第17条 総合行政ネットワーク文書のうち前条第２号の規定により受領通知を行った文書については、電子文書取扱者が電子メールにより、当該文書に係る事務を所掌する主管課の文書取扱主任に送信するものとする。
第18条 文書取扱主任は、文書（総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。）の配布を受けたときは、点検し、当該主管課の業務に関する文書であることを確かめた後、当該文書の余白に文書収受印及び処理印を押し、受付年月日を記入し、その事務の担当者に配布しなければならない。
２ 担当者は、文書の配布を受けたときは直ちに閲覧し、文書整理簿に記入した後、課長の閲覧に供さなければならない。
３ 課長は、配布文書を査閲したときは、保存期間及び処理方針を示して、担当者に指示しなければならない。ただし、法令等により処理要領が定められているもの又は定例的な文書で処理の方法が定まっているもの若しくは軽易な文書で指示する必要のないものについては、これを省略することができる。
４ 課長から指示を受けた担当者は、その指示に基づき、処理しなければならない。
５ 文書取扱主任は、親展文書の配布を受けたときは、直ちに名あて人に配布しなければならない。
６ 親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した後、その文書が公文書であった場合は、当該手続をとるため、直ちに文書取扱主任に返付しなければならない。
（主管課における総合行政ネットワーク文書の取扱い）
第19条 文書取扱主任は、第17条の規定により総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(１) 受信した当該文書を速やかに紙に出力すること。
(２) 出力を行った当該文書の余白に文書収受印及び処理印を押すこと。
２ 前項に定めるもののほか、受信した総合行政ネットワーク文書の取扱いについては、配布され、又は到達した文書とみなし、前条の規定の例により、処理する。
第20条 文書取扱主任は、配布を受けた文書で、主管に属さないものがあるときは、理由を付し、直ちに総務課に転送し、又は返付して、各課相互に転送しないものとする。
第21条 定例又は軽易な同一事件で、常時多数の文書を収受する課は、第18条及び第19条の規定にかかわらず総務課長の承認を得て、文書収受印を置き処理することができる。
第22条 収受文書のうち次に掲げるものについては、第18条及び第19条の規定による処理を省略して処理することができる。ただし、第１号又は第２号に掲げるものについては、文書の余白又は封筒に文書収受印を押印しなければならない。
(２) 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易と認められるもの
(３) 前２号に定めるもののほか、保管の必要を認めないもの
第23条 配布を受けた文書は、原則として５日以内に処理しなければならない。
第24条 主管課長は、配布を受けた文書のうち緊急を要するもの又は重要なもので広域連合長の指示によりその処理をすべきであると認められるものは、その文書を携行の上、課長自ら広域連合長の指示を受けなければならない。
第25条 主管課長は、配布を受けた文書のうち、回答を要する文書又は文書の処理に必要な資料の収集に相当の日数を要するため、速やかに処理できないと認めたものについては、第23条の規定にかかわらず、処理期日を延期することができる。
２ 担当者は、処理期日内に処理することが困難であると認められるものについては、主管課長の承認を得て処理期日を更に延期することができる。
第26条 主管課長は、文書事務の処理を促進するため、処理期日を過ぎなお処理されない文書があるときは、督促しなければならない。
第27条 文書に用いる用紙は、原則として日本工業規格Ａ列４番のものを縦長にして用いる。
第28条 文書の起案は、起案用紙を用いなければならない。ただし、軽易なもの又は閲覧にとどまるものは、当該文書の余白に必要事項を記し、起案用紙を用いないで処理することができる。
第29条 重要な文書又は急を要する文書には、起案用紙の欄外上部の箇所に「重要」又は「至急」と記入し、特に必要があるものについては、起案者又はその上司が持ち回り決裁を受けなければならない。
２ 秘密を要する文書は、起案用紙の欄外上部の箇所に「秘」と記入し、起案者において秘密の漏えいを防止する措置を講じなければならない。
第31条 他課に合議又は閲覧を要する文書は、文書取扱主任を経てこれを回付しなければならない。
第32条 合議文書を合議する職員の範囲は、当該文書の意思決定、周知等に必要な最小限度の者に限り、努めて少数にとどめ、事務の促進を図らなければならない。
第33条 合議文書は、関係の深い課から順次合議しなければならない。ただし、単に供覧にとどめるものについては、決裁後回覧するものとする。
第34条 合議先の課において合議文書について意見があるときは、起案課に口頭をもって連絡しなければならない。
２ 合議文書について意見が合わないときは、その意見を添えて事務局長の決裁を受けなければならない。
第35条 合議済みの起案文書を廃案し、又はその内容を変更したときは、その旨を合議先の課に通知しなければならない。
第36条 合議文書で緊急処理を要し、合議の暇がないときは、口頭をもって連絡し、施行後回覧することができる。
第37条 次に掲げる文書は、総務課長の審査を受けなければならない。
第38条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要な事項は、その要領を摘記し、本章の規定に準じて処理しなければならない。
第39条 決裁済みの文書には、その所定欄に起案者において決裁年月日を記入しなければならない。
第40条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(１) 記号は、大分広の次に主務課の首字を付けること。
(２) 番号は、会計年度による一連番号とすること。ただし、法令及びその他特に必要がある場合は、暦年による一連番号とする。この場合において、番号の前に「暦」を付けるものとする。
(３) 第１号の規定にかかわらず、条例、規則、訓令、告示及び公告（以下「条例等」という。）の記号は当該条例等の前にそれぞれ「大分県後期高齢者医療広域連合」を、指令の記号は第１号に定める記号の次に「指令」を付けること。
(４) 第２号の規定にかかわらず、条例等の番号は法令達番号簿の暦年による一連番号とし、指令の番号は指令簿の会計年度による一連番号とすること。
第41条 法規文書、公示文書及び令達文書は、広域連合長名をもってする。
２ 前項に規定する文書以外の文書（総合行政ネットワーク文書を含む。）は、広域連合長が補助機関に委任した事項及び法令により補助機関の権限に属する事項に係るものを除き、広域連合長名をもってし、軽易なものは、適宜副広域連合長、事務局長又は課長名をもってすることができる。
第42条 浄書を要する文書については、主務課において浄書し、原議と照合しなければならない。ただし、総務課長が特に必要と認める文書については、総務課で浄書するものとする。
第43条 事案を文書（総合行政ネットワーク文書を除く。以下第45条までにおいて同じ。）によって施行する場合は、その施行する文書（以下「施行文書」という。）に当該決裁済文書を添え、
大分県後期高齢者医療広域連合公印規程（平成19年大分県後期高齢者医療広域連合訓令第３号）第３条に定める保管者（以下「保管者」という。）の承認を得て、公印及び契印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、保管者の承認を経て公印を省略することができる。この場合においては、起案用紙の所定欄に「公印省略」と明記しなければならない。
２ 公印及び契印を押すときは、次について審査しなければならない。
３ 施行する文書に公印を押したときは、決裁文書の所定欄に保管者の承認印を押さなければならない。
４ 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票等で、その交付等の日時、場所等の関係により、事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、保管者の承認を得て、事前に押印することができる。
５ 契約書、登記書その他とじ替えを禁ずる文書は、そのとじ目に割印を押印しなければならない。
６ 発送する文書には、必要があると認められるときは、原議書と契印するものとする。
第44条 公印は、原則として刷り込むことができない。ただし、広域連合印、広域連合長印及び会計管理者印は、当該公印を押印することが著しく事務に支障を来すときに限り、総務課長の承認を得て刷り込むことができる。
２ 公印を刷り込んだ文書は、主管課において厳重に保管しなければならない。
第45条 文書の発送は、総務課において行うものとする。ただし、総務課長が特に必要と認めたものについては、この限りでない。
（総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与及び発信）
第46条 文書の発送は、総合行政ネットワークの文書交換システムを利用して発信することができる。
２ 前項の規定により文書を発信する場合には、当該文書に、電子署名を付与するものとする。ただし、第43条第１項ただし書に規定する公印を省略することができる文書にあっては、この限りでない。
３ 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を受けようとする文書に当該決裁済文書を添え、保管者に電子署名を付与することを請求するものとする。
４ 保管者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該決裁済文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
５ 電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行については、別に定める。
６ 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、文書整理簿に所要事項を記載の上、電子文書取扱者が送信するものとする。
第47条 発送を要する文書は、起案様式の発送種別欄の表示に従って発送しなければならない。
２ 郵送する文書は、次により処理しなければならない。
(１) 特殊な取扱いを要するものは、封筒の表面に書留、速達等の表示をすること。
(２) 郵送は、原則として料金別納の方法により取り扱うこと。ただし、これにより難いときは、料金後納の方法又は郵便切手若しくは郵便はがきを使用することができる。
第48条 文書を施行したときは、起案用紙の所定欄に施行年月日を表示し、又は記入しなければならない。
第49条 「完結文書」とは、事件の完結した文書をいう。
第50条 完結文書は、常に整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管又は保存しておかなければならない。
２ 完結文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとらなければならない。
３ 完結文書の整理、保管及び保存については、原則として文書簿冊を使用するものとする。
第51条 完結文書は、主管課において次により編集及び保管しなければならない。
(３) 会計年度別又は暦年別に区分し、整理すること。ただし、数年にわたる事件に関する文書については、事件完結の年に整理すること。
２ 前項第３号に規定する暦年別に区分する文書は、次に掲げるとおりとする。
(４) その他暦年別に区分することが適当であるもの
３ 第１項に規定する指定簿冊に閉じ込み難い文書は、当該文書を編集した簿冊、箱等に指定した簿冊に表示すべき項目と同一の内容の項目を記載するか、又は実蹟用表紙を用いて、文書の内容を明示しなければならない。
４ 編集した簿冊の厚さは、６センチメートルを標準とし、これを超えるものは分冊しなければならない。また、１センチメートルに満たない文書は、数年度を通じて合冊することができる。この場合においては、年度の区分を明らかにするため区分紙を入れ、表紙（背表紙を含む。）にその旨を記入しなければならない。
第52条 文書の保存年限は、永年、10年、５年、１年の４区分とし、それぞれの区分に属する文書は、おおむね
別表第３のとおりとする。
第53条 保存年限は、会計年度別に区分する文書については文書完結の翌年度から、暦年別に区分する文書については文書完結の翌年から起算するものとする。
第54条 主管課は、完結文書に保存年限等を記入した上、５年間保存するものとする。ただし、保存年限が５年以内の文書については、当該保存年限内のみ保存し、廃棄するものとする。
第55条 主管課長は、電磁的記録のうち電子文書にあっては総務課長が定めた記録媒体に記録して保存し、電子文書以外の電磁的記録にあっては第51条から前条までの規定により保存しなければならない。
２ 主管課長は、電子文書の保存に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ当該電子文書を電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。
第56条 保存文書を閲覧しようとする者は、所管する課の文書取扱主任を経て総務課長に申し出なければならない。
２ 保存文書は、抜取り、取換え、訂正等をしてはならない。
３ 保存文書は、事務所外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。
第57条 保存文書を破損し、又は亡失したときは、直ちに総務課長に届け出てその指示を受けなければならない。
第58条 総務課長は、保存年限を経過した文書につき、廃棄の手続をとらなければならない。ただし、保存期間を経過した文書であってもなお保存の必要があると認めるときは、主管課長と協議し、更に期間を定めて保存することができるものとする。
第59条 廃棄する文書のうち機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める方法により行わなければならない。
(１) 文書（図面を含む。） 破砕、溶解、焼却その他適切な方法
(２) 電磁的記録 電磁的記録の性質に応じた破砕、溶解、焼却その他適切な方法又は電子文書を消去し、復元できない状態にする方法
第60条 文書取扱いに関する事項のうち、収受及び施行に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。
第61条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第43条第１項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書とする。ただし、個人のプライバシーを侵害するおそれがある文書その他文書の形式又は内容から判断して電子メールによる送信に適さない文書を除くものとする。
第62条 前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
第63条 文書取扱主任は、受信した電子メールのうち公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。
２ 文書取扱主任は、前項の規定により出力した文書を第２章から前章までの規定に準じて処理するものとする。
第64条 電子メールを利用する施行文書は、起案用紙の所定欄に電子メール施行と表示又は記入し、決裁を受けなければならない。
２ 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
第65条 文書取扱いに関する事項のうち、収受及び施行に係るものについては、総務課長が指定するファクシミリを利用することができる。
第66条 前条に規定するファクシミリを利用することができる施行文書は、往復文書、内部文書及び書簡文書で緊急を要し、かつ、第43条第１項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書とする。ただし、個人のプライバシーを侵害するおそれがある文書その他文書の形式又は内容から判断してファクシミリによる送信に適さない文書を除くものとする。
２ 各種統計資料、図面等の行政資料及び内部検討用の調査資料、説明資料等の職務関連資料（以下「行政資料等」という。）についても、前項ただし書に該当するものを除き、ファクシミリにより送信することができるものとする。
第67条 ファクシミリによる文書等を送信する旨の連絡を受けた文書取扱主任は、送信予定時刻に当該文書等を受領するものとする。
２ 文書取扱主任は、前項の規定により受領した文書で公文書と特定したものを第２章から第５章までの規定に準じて処理するものとする。
第68条 ファクシミリを利用する施行文書は、起案用紙の所定欄にファクシミリ施行と表示又は記入し、決裁を受けなければならない。なお、送信原稿は、原議にとじ込んで保管するものとする。
２ ファクシミリにより文書又は行政資料等を送信しようとするときは、次に定めるところによるものとする。
(１) 送信者は、あらかじめ受信者に対して、ファクシミリにより送信する旨及び送信予定時刻を連絡すること。
(２) ファクシミリ施行は原議により、行政資料等の送信の場合は文書取扱主任の承認を受け、送信者自らファクシミリを操作して送信すること。
(３) ファクシミリにより文書等を送信するときは、ファクシミリ送付状に送信先、発信者及び送信件名並びに送信枚数を記載すること。
３ ファクシミリを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
第69条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、広域連合長が別に定める。
２ 平成19年３月31日までの間、第44条第１項中「会計管理者印」とあるのは「収入役印」とする。
(１) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するもの
(２) 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するもの
(１) 訓令 連合長が所属の機関又は職員に対し、指揮命令するもので、例規となるもの
(２) 内訓 連合長が所属の機関又は職員に対し、指揮命令するもので、訓令以外のもの
(３) 指令 個人又は団体の願い若しくは伺いに対し、指示又は許可するもの
(４) 達 法人、法人格のない団体又は個人に対し、命令するもの
(１) 照会 一定の事項について、回答を求めるもの
(３) 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
(４) 依頼 個人又は団体に対し、その義務に属さない行為を求めるもの
(５) 報告 上司又は行政庁に対し、事務の状況その他を報告するもの
(７) 勧告 権限に基づき、特定の事項について、相手方にある処置を勧め、又は促すもの
(８) 申請 上司又は行政庁に対し、許可又は認可等の行為を請求するもの
(９) 建議 所属機関がその属する機関に対し、自発的に意見を申し出るもの
(10) 協議 他の団体又は機関に関係あることについて、同意を求めるもの
(11) 進達 個人又は団体等から受理した文書を上司又は行政庁に取り継ぐもの
(12) 副申 上司又は行政庁に進達する文書に意見を添えるもの
(13) 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項について意見を求めるもの
(16) 届け 上司又は行政庁に対し、一定の事項について、届け出るもの
(17) 上申 上司又は行政庁に対し、意見又は事実を述べるもの
(18) 内申 上司又は行政庁に対し、希望を申し出るもの
(19) 復命 上司から命ぜられた用務の結果について報告するもの
(21) 辞令 任免、給与又は勤務等に関して命令するもの
(22) 契約 申込みと承認が合致することにより成立するもの
(23) 請願 損害の救済、法令の制定改廃その他の事項について、法令に基づいて希望を述べるもの
(24) 要望 特定の事項についてその実情を訴え、適当な措置をとるように希望を述べるもの
(２) 条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿、訓令番号簿 様式第２号
(６) 議案整理簿・認定整理簿・承認整理簿 様式第６号
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保存期間 | 文書区分 |
永年保存 | １ 広域連合の基本事項に関するもの |
２ 例規及び令達に関する書類 |
広域連合規約、国及び県の法令並びにこれらの解釈運用の基準としての通達又は内部文書 |
３ 広域連合議会の提出議案、報告書及び議決書 |
広域連合議会に提出する書類及び通知を受ける決議書類 |
４ 職員の任免及び賞罰に関する書類並びに履歴書 |
５ 予算及び決算書等の重要な財務関係書 |
予算編成関係書、予算書原案、節別月計表、収支日計表、連合債及び借入金に関するもの |
６ 広域連合及び私人の権利義務関係書類 |
訴願、訴訟、異議申立書、審査請求書、財産関係の権利の得失及び賃借身分に関する書類 |
７ 工事関係で特に重要なもの |
８ その他永年保存を必要とする書類 |
法令等の指令等により11年以上保存を要するものは、その期限まで保存する。 |
10年保存 | １ 行政執行上必要な統計資料に関する書類 |
２ 保険料、補助金、負担金、調査書、企画その他のため必要な書類 |
３ 陳情及び要望に関する書類 |
４ その他10年保存を必要とする書類 |
５年保存 | １ 主な行政事務の施策に関する書類 |
内容の効力（任期、適用期間）上必要なもの及び主管課で主要業務と判断するもの |
２ 行政執行上参考となる統計資料に関する書類 |
業務上集計する統計書類及び実績を調査評価した報告書等 |
３ 保険料等各種公課に関する書類 |
４ 金銭出納に関する書類 |
10年保存以外の金銭出納に付随する書類 |
５ その他５年保存を必要とする書類 |
１年保存 | 永年、10年及び５年保存に属さない書類 |
様式第１号
様式第２号
様式第３号
様式第４号
様式第５号
様式第６号
様式第７号
様式第８号
様式第９号
様式第10号
